WWFT

IDENTITEITSCONTROLE DOOR DE NOTARIS / WWFT

Wat betekent dat voor u?

Als u ons kantoor benadert voor advies of wilt u iets vastgelegd hebben in een akte, dan zijn wij wettelijk verplicht uw identiteit te controleren en in bepaalde gevallen “ongebruikelijke transacties” te melden. Hieronder leest u wat dat voor u betekent.

Identiteitscontrole door de notaris

Notarissen zijn wettelijk verplicht om uw identiteit te controleren aan de hand van een geldig legitimatiebewijs. Dit kan een paspoort, een Nederlandse identiteitskaart of een Nederlands rijbewijs zijn. Wij vragen u daarom bij elk bezoek aan ons kantoor uw geldig legitimatiebewijs mee te nemen, ook als u eerder uw legitimatiebewijs aan ons heeft laten zien. Het is van belang dat u het legitimatiebewijs meeneemt dat ook in de ontwerpakte staat vermeld die door ons wordt toegestuurd.

Identiteitscontrole door de notaris bij een buitenlands legitimatiebewijs

De notaris kan ook uw identiteit controleren als u een buitenlands legitimatiebewijs heeft, zoals een buitenlands paspoort, een geldig reisdocument of een geldig vreemdelingendocument als u langer dan drie maanden in Nederland verblijft. Heeft u een ander soort legitimatiebewijs, overleg dan met ons kantoor of dit bewijs voldoende is voor identificatie.

Mag de notaris het legitimatiebewijs kopiëren?

Ja, wij zijn een van de weinigen die van het originele legitimatiebewijs een kopie mogen maken met alle gegevens die erop staan en die kopie veilig op ons kantoor mogen bewaren. Wilt u weten wat wij met deze en andere persoonsgegevens doen? Op onze website staat een privacyverklaring. In deze privacyverklaring wordt uitgebreider ingegaan op de bescherming van uw persoonsgegevens.

Identiteit van een rechtspersoon

De identiteit van een cliënt-rechtspersoon, zoals een B.V., N.V., of stichting kan worden vastgesteld aan de hand van een uittreksel uit het handelsregister. Dit kan zowel een uittreksel in fysieke vorm zijn als een uittreksel in elektronische vorm dat door de notaris zelf wordt aangevraagd. Ook alle personen die een belang houden van meer dan 25 procent in het kapitaal van een rechtspersoon of daarin op andere wijze feitelijke zeggenschap hebben, moeten bekend zijn bij de notaris en hun identiteit desgewenst laten verifiëren. Deze personen worden ook wel UBO’s genoemd, oftewel ultimate beneficial owners. Iedere rechtspersoon heeft ten minste één UBO, maar kan meerdere UBO’s hebben. Als er geen “echte” UBO is of als er enige twijfel is of de achterhaalde persoon de UBO is, wordt een persoon die behoort tot het hoger leidinggevend personeel van de cliënt aangemerkt als pseudo-UBO.

Cliëntenonderzoek

Op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) dienen wij cliëntenonderzoek voor alle betrokken partijen te verrichten. De mate van het risico dat een bepaalde cliënt of transactie meebrengt, is bepalend voor de omvang van het onderzoek.
Het is voor de notaris verboden werkzaamheden voor een cliënt te verrichten als het cliëntenonderzoek niet kan worden afgerond. Als er al een relatie met de cliënt bestaat, wordt die in dat geval beëindigd.

Politiek prominente personen en sanctiewet

Vanuit de wet zijn wij verplicht bij u na te gaan of u een politiek prominent persoon bent, ook wel PEP (politically exposed person) genoemd. Dit vanwege de risico’s die verbonden zijn aan de dienstverlening aan politiek prominente personen. Een politiek prominent persoon is bijvoorbeeld een staatshoofd, maar ook een bestuurder van een landelijke politieke partij of een lid van de hoogste rechterlijke macht. Ook familieleden van politiek prominente personen worden als politiek prominent persoon aangemerkt. Daarnaast zijn wij verplicht bij u na te gaan of er een sanctiemaatregel op u rust. Personen of organisaties die in verband worden gebracht met terrorisme kunnen op de nationale of internationale sanctielijsten worden geplaatst. Wij informeren bij u of u een politiek prominent persoon bent en of u voorkomt op een sanctielijst en vragen u hierover een document in te vullen. Op basis hiervan beslissen wij of wij meer onderzoek moeten doen naar bijvoorbeeld risico’s van witwassen of financiering van terrorisme. Wij kunnen op basis van dit onderzoek ook besluiten de opdracht niet uit te voeren.

Meldingsplicht ongebruikelijke transacties

De notaris is verplicht ongebruikelijke transacties die te maken kunnen hebben met witwaspraktijken of financieren van terrorisme te melden bij een meldpunt van de overheid, FIU-Nederland genaamd. Ook als het gaat om de voorbereiding van een dergelijke transactie. De overheid staat ons niet toe u op de hoogte te brengen van de melding.
Onze meldplicht geldt niet voor alle werkzaamheden. U kunt bij ons informeren voor welke diensten de meldingsplicht geldt. Ook hebben wij geen meldingsplicht in de oriënterende fase. Dat is de fase voordat wij daadwerkelijk starten met de dienstverlening aan u. U moet immers vrij zijn om in deze oriënterende fase alles met ons te bespreken. Onze meldingsplicht geldt pas vanaf het moment dat wij een zaak daadwerkelijk in behandeling nemen en het duidelijk is dat de gevraagde werkzaamheden onder de meldingsplicht vallen.

Meldingsplicht contante betalingen

Notarissen mogen op basis van hun beroepsregels vanaf 1 mei 2019 geen contante bedragen aannemen of uitbetalen boven € 2.500. Op grond van de Wwft geldt voor de notaris de verplichting contante betalingen te melden bij de FIU-Nederland. Met ingang van 25 juli 2018 geldt deze meldingsplicht voor contante betalingen van € 10.000 of meer, aan of door de notaris. Gezien het verbod in de beroepsregels zullen contante betalingen boven € 2.500 in principe niet voorkomen. De meldingsplicht geldt echter ook als u de contanten op een rekening van ons notariskantoor stort.
Door een cliënt voorgenomen contante betalingen aan de notaris of gewenste uitbetalingen van € 10.000 of meer die niet worden uitgevoerd, moeten ook gemeld worden.

Herkomst middelen

Om illegale en ongebruikelijke geldstromen te voorkomen moet de notaris onderzoek doen naar de herkomst en bestemming van de middelen die bij de transactie worden gebruikt. Kort gezegd betekent dit dat u moet kunnen aantonen waar de middelen vandaan komen. Is de herkomst van deze middelen niet direct helder, dan moet de notaris -op grond van de Wwft- nader onderzoek doen.

Mocht u vragen hebben omtrent dit onderwerp, neem dan gerust contact met ons op.